出勤するとまずはメールチェックからスタートします。お客様からくるメール、ＦＡＸが結構多いので一日に3～4回はチェックしています。お客様とのコミュニケーションをしっかりとって、ミスがないように心がけています。

当社の事務職の社員や技術職の社員全員で朝礼を行います。その日のタイムスケジュールや連絡事項、納品スケジュールや機械ごとの稼動スケジュールを連絡し、遅れがちなものや、要望はここで発表することで、しっかりと全員で共有しています。これがあることで、納期や必要な情報をしっかり把握することができます。

当社はお客様からの見積り依頼がとても多いので、午前中は見積書の作成が中心になります。いかに納期を早く、適切な価格を提示するかがポイントになります。また、当社だけではできない業務に関しては協力してくれる会社との連携も必要になります。私は入社してまだ一ヶ月ですが、材料費を迅速に出すようにするため、材料ごとの大きさの単価表を作成し、共有することで業務のスピードが上がったと思います。

午後からは主に納品発送の手続き（納品書、梱包など）やお客様から進捗状況の問い合わせに対する電話やメールでの対応を行います。当社は事務職とはいえお客様とのやりとりも発生しますから、事務のことだけでなく、工場のことも把握しておかないといけません。工程を組むことも事務の役割のひとつですので、当社の事務は「お客様と工場をつなぐ役目」だと思っています。最後に、退社前に工場へ行き、作業が終わった図面などの書類を事務所に持ち帰り整理します。

1日の業務を終えたら、18:00には退社します。アフターファイブも充実していてリフレッシュができ、明日の業務にも集中することができます。