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企業にメールで連絡をする時のポイント

メールでの連絡のポイント

01 簡潔でわかりやすいこと
拝啓や事項の挨拶は省略しても構いません。
02 必要最低限の基本情報が記載されていること
長文の自己PRはメールによる連絡では避けたほうが無難です。
03 ズバリと内容がわかる件名をつけること
企業の人事担当者は1日に何十通ものメールを受信します。メールを送る際の件名は、本文の内容を簡潔にまとめたものにすることが大切です。

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企業に電話で連絡をする時のポイント

電話での連絡のポイント

01 最低限のマナー:名前を名乗る
電話のマナーにおいて一番の基本です。就職活動中に知らない番号や非通知設定から電話がかかってきた時はほとんどが企業からの電話です。確かに知らない番号や非通知設定から電話がかかってくると警戒してしまう気持ちもあると思いますが、まず「はい、○○です」と名前を名乗るようにしましょう。こちらから電話をかける時もかかってきた時も、マナーとしてまずは名前を言うことを心がけてください。
02 用件を伝える
名前を名乗ったら用件を伝えましょう。電話に出るのは人事担当者とは限りません。なぜ電話してきたのか、誰宛に連絡してきたのかを伝えましょう。
人事担当者に電話を取り次いでもらったら「お忙しいところ申し訳ありません。はちおうじ就職ナビの求人情報を拝見し、応募方法などをご教示いただきたくお電話させていただきました。」など再度用件を伝えましょう。最後は「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」と伝えて電話を切ります。
なお、こちらからかけた電話は相手が電話を切るまで切らないのがマナーです。
03 電話をかける時間帯に気をつける
企業ににもよりますが、一般的には朝早い時間帯や(~10時)や夜間(18時以降)、休日は避けましょう。

パターン別対応例1:電話に出ることが出来ず、こちらからかけ直す場合

就職活動において、こちらから電話をかけるパターンで一番多いのが、かかってきた電話に学校の授業や他の企業の説明会などで出ることができず、こちらからかけ直すパターンです。
bad-pattern
企業:「はい、○○商事です。」
学生:「すいません、電話がかかってきてたんですけど。」
企業:「失礼ですが御社名をいただいてもよろしいでしょうか?」
学生:「あっ、いや…○○大学の○○と申します。」
企業:「あっ、選考を受けられている方ですね。人事担当のほうへお繋ぎいたしますので少々お待ちください。」
学生:「すいません…。」
 
これはまず最初に名前を名乗らなかったので電話を受けた人が取引先からの電話と間違えたのです。 まずは最初に名前を名乗ってから電話がかかってきていたということを伝えましょう。 「お忙しいところ申し訳ございません」を付け加えるとさらに◎です! 採用担当の名前が分かる場合は「採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」まで言えると合格です!
good-pattern
企業:「はい、○○商事です。」
学生:「お忙しいところ申し訳ございません。私、○○大学の○○と申します。先ほどお電話をいただいていたようなのですが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」
企業:「はい、△△ですね。少々お待ちください。」
学生:「はい、お願いします。」
採用担当:「お電話かわりました。△△です。」
学生:「お忙しいところ申し訳ございません。私、○○大学の○○ですが、先ほどお電話をいただいていたようですので折り返させていただきました。」
 
電話が採用担当者に代わった際にも、もう一度名前を名乗りましょう。 これでこちらからかけ直す場合の対応は完璧です!

パターン別対応例2:電話を受ける場合

電話をかけるときはあらかじめ話したいことを準備することができるのですが、かかってきた場合は突発的に分からないことを聞かれたりするので、慌ててしまいがちです。
bad-pattern
学生:「もしもし?」
企業:「私、●●商事の△△です。○○さんですか?」
学生:「そうですけど。」
企業:「この度、一次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「はい。」
企業:「それでは次の面接の日時を…」
 
これも先ほどと同じで名前を名乗っていないのですごく印象が悪いです。 また、受け答えもぶっきらぼうで、「この人は本当にウチに入りたいのかな?」という印象を持たれてしまいます。 面接通過などの知らせの場合は少し大げさなくらいに「ありがとうございます!」といえば印象はかなり良くなります。
good-pattern
学生:「はい○○です。」
企業:「私、●●商事の△△です。この度、一次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「ありがとうございます!!」
企業:「それでは次の面接の日時を…」
 
まずは電話に出るときに名前を名乗りましょう! 名前を名乗ることで話も早くなり、スムーズに会話を進めることが出来ます。 就職活動中は全てのコミュニケーションが評価の対象になります。 面接以外の、電話対応やメールなどでも十分に気をつけましょう!

基本的なマナーについて

マナーについてQ & A

01 「御社」と「貴社」の違いは何ですか?また、「様」「御中」の使い分けを教えてください。

「御社」と「貴社」の違いですが、一般的に文章やメールでは相手の会社のことを「貴社」と書き、それに対し「御社」と口頭で使います。どのシーンでどちらを使っても問題ありません。
会社名や部署名の下につける場合は「御中」。相手の名前の下には「様」をつけることが基本です。例えば企業の採用担当者の名前がわからず会社の資料を送ってもらいたい場合は、「人事部採用係 御中」とします。「採用ご担当者」の場合は「採用ご担当者 様」とします。

02 企業から電話が掛かってきましたが、出ることができませんでした。掛け直すべきでしょうか。
まずは折り返しの連絡が必要か否か、留守電メッセージなどを確認しましょう。掛け直す際には、必ず学校名・氏名・電話が取れなかった旨を伝えましょう。掛け直す際は時間帯にも気をつかいましょう。また言葉づかいには常に気をつけてください。

面接の時のポイント

面接でのQ & A

01 面接で他社・他業界の進捗状況をよく聞かれます。
加えて、「当社は第1志望ですか?」とも聞かれます。
質問のねらいは何でしょうか?
企業は自社に真剣に入社したいと考えている人に入社してもらいたい。「どこでも良い」という人に入社してもらいたくはないのです。今はほとんどの人が、色々な企業を訪問して比較検討している事は企業も容認しています。しかし、企業は自社に入社意志が強い人に入社してもらいたいと考えていますので、他社の状況ではなく、意志の所在を確認しているのです。
02 エントリーシートで自己PRや志望動機を書いているのですが、面接でも聞かれたら、同じ内容を話せばよいのでしょうか?
面接でもエントリーシートや履歴書と同じ内容を話してください。面接官はあなたを知る資料としてエントリーシートや履歴書を見ながら面接するので、同じ話をすればよいのです。
しかし、ただ暗記して棒読みするだけでは相手に伝わりません。自分なりの言葉で話す、エントリーシートだけでは伝えきれなかったことを含めて話すようにすると、よりリアルに伝えることができますよね。
03 面接の基本を教えてください
あまり難しく考えすぎない事です。具体的には短い時間の中で自分という存在をいかにPRするかということですが、
1.服装
2.礼儀正しさ
3.質問に対する応答
4.企業に対する質問
1と2に関しては、書店に様々な参考本が出ていますのでそちらをご参照ください。
3に関してですが、質問はある程度想定したうえで、答えを用意しておいた方が無難でしょう。
志望動機や自己PRなどです。当然、会社案内パンフレット位は、すべて目を通しておいてください。ただ、過信すると想定外の質問が出た場合パニックに陥りますので、リラックスして対応してください。
4ですが、企業が答えに窮するような質問は、ある意味失礼にあたるので避けた方が無難です。質問しないのも印象が薄くなりますので、将来のビジョンなど先方が答えやすい質問が良いと思います。

ES・履歴書作成時のポイント

ES・履歴書のQ & A

01 自己分析のやり方を教えてください。
まずは、今までのご自身を振り返り、ご自身がどういう人間か、どういう性格か改めて見つめ直してください。
自身が今までやってきたことや好きだった事、嫌いだった事を書き出してみたり、自己分析の適職診断テストをやってみましょう。また、友達や家族などにも「私ってどんな人?」という質問をして、まとめてみたりすると、自分の思っている自分と他人から見た自分が比較でき、仕事選びの参考になることがありますのでオススメします。
02 自己PRなどで自分の長所を聞かれた時には、どのような自分を出せばいいのでしょうか?
まずは、自己分析を行う事が大切だと思います。過去を振り返り、自己分析をし、自分のやりたい事や、出来る事、または出来ない事を明確にしてください。またその際にご家族や友人の方に意見を聞くのも良いと思います。自分では気がつかない点が発見できるでしょう。
今までの経験上のエピソードをご自身の長所の「根拠」として話すことで、相手にも的確に伝えることができると思います。くれぐれも「就職活動の為の偽りの自分」を作らず、ありのままのご自身を表現してください。面接で自己PRをする際は文章を丸覚えするのではなく、多少間違えても構わないのでしっかりと自分の言葉で話す事も非常に大切な点です。
03 私は大学時代に、アルバイトもサークル活動もせず学業に専念してきたので、社会に関わる経験や協調性がないと思われてしまうのが不安です。アピールポイントも乏しいので、今からでも何か始めたほうがいいのでしょうか?
学業はアルバイトやサークルに比べ、アピール力がないと考えているのですね。
企業にアピールするエピソードは、集団の中で取り組んできたことでないと通じないと考えていらっしゃるかもしれませんが、決してそんなことはありません。学業を一番頑張ったのなら、自信を持ってアピールしてください。
最も大切なことは、人事担当者に自分のアピールポイントを分かりやすく伝えることです。
初対面の人間に自分のアピールポイントをわかりやすく伝えるには、アピールするエピソードの具体性がポイントになります。
例えば、困難だった課題をピックアップして、その時どう考えて、どう行動したのか、その経験からどう自分が成長したのか、その経験を企業に就職してどう活かせるのかを、具体的に相手に伝えると良いでしょう。
学業、アルバイト、サークル、趣味・・・どのエピソードを使用するにしても、具体的に説明できれば、相手は納得します。逆に言うと、どのエピソードを使用しても、抽象的で分かりづらければ、面接官は納得できないでしょう。
学業の経験の中から、自分の長所をアピールできそうなエピソードを探し、面接や、エントリーシートで具体的に伝えられるようにしましょう。

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